Какие плюсы несет компании электронный документооборот

Прогресс движется вперед. Промышленность уже ощутила на себе его благотворное влияние почти век назад с началом внедрения в производство аппаратных установок автоматизации производства.

Светлые дни автоматизации бизнес процессов наступили не так давно. Компьютеры, интернет – эти достижения человеческого разума позволяют взглянуть на ведение дел по-новому.

Разберем такое достижение технической мысли, как системы электронного документооборота.

Во-первых эта технология достаточно нова для России, сегодня ею активно пользуются только крупные компании, которым это дешевле, чем содержать целый отдел документооборота. Многие их этих программ выполняют не только функцию хранения документов, но и способны выполнять такие рабочие процессы как:

- прохождение бумаги по горизонтали согласования;

- электронная подпись;

- расчеты;

- составление смет и т.д..

Немногие малые компании сегодня готовы применять такие программы по причине того, что стоимость разовой выплаты за внедрение может достигать полумиллиона рублей. Рассмотрим, какие выгоды и преимущества для компании несет система электронного документооборота. Как помогает совершенствовать решение рабочих задач на предприятии, чем помогает руководителям и их подчиненным.

Электронный документооборот – специализированные программы, предназначенные, в априори для хранения и поиска документов в базе компании.

В США такие программы внедрились в работу корпораций раньше, чем какие либо другие достижения компьютерного прогресса, лет этак 15-18 назад. Американцы помешаны на экономии денег и рабочего времени, поэтому быстро обратили внимание на такую блестящую возможность для автоматизации работы.

Суть в том, на тривиальнейших платформах, создается база информации о компании (самый сложный и трудоемкий процесс, а порой даже геморройный, если брать некоторые программы) с возможностью внедрения дополнительных функций. Каких, выбираете сами, из этого вашего выбора и будет ясно, с каким ПО придется иметь дело внедристам.

Плюсы ДО:

• Документооборот компании на всех уровнях с возможностью допуска к определенной информации узкого круга лиц;

• Прозрачность деятельности всей компании, что касается документов;

• Контроль оборота документов на всех этапах от создания до согласования на всех уровнях;

• Контроль качества работы всех служб компании (отпуск, заработная плата, премирование, склад).

Программа электронный документооборот может включать в себя помимо стандартных функций хранения и учета документов дополнительные функции, помогающие контролировать процесс работы всех служб предприятия: бухгалтерия, отдел кадров, склады во всех регионах работы предприятия или компании.

Руководителям становится проще отслеживать процессы, происходящие в его компании на всех уровнях.

Такая программа может выполнять функцию интранет портал, на котором будет храниться вся информация о сотрудниках и их функциях. Такие порталы позволяют создавать чаты для сотрудников организации.

В сумме это помогает улучшить качество выполнения работ за счет банальной экономии времени и четкого отображения информации. Сотрудники компании становятся более осведомлены о функциях своих коллег, теперь им не нужно бегать по кабинетам в поисках ответов на вопросы и рабочие процессы ускоряются.

Внедрение электронного документооборота помогает компании получать дополнительную прибыль, экономить на зарплате, исключить временные издержки. Например, такая система может минимизировать штат отдела кадров, склада, архива. Экономия, в зависимости от размеров компании, может составить до 500 000 рублей в год.

Самая популярная платформа для документооборота Microsoft sharepoint. В дословном переводе «точка касания, соприкосновения».

Система обеспечит:

• Надежность хранения документов;

• Легкий доступ и поиск;

• Простоту в использовании для людей;

• Введение дополнительных функций корпоративного портала.

Электронный документооборот и делопроизводство выгодно устанавливать на данной платформе. Сама по себе она бесплатная, входит в состав Microsoft office. Если в вашей компании нет сотрудника, которому можно поручить внедрение данной программы, наша веб студия готова предложить свои услуги по внедрению и обслуживанию данной программы. Мы занимаемся внедрением таких программ на предприятия более 5 лет.

Электронная отчетность и документооборот, безусловно, несут большие выгоды компании. Но, при принятии решения, воспользоваться этой программой руководитель должен быть уверен в том, что все сотрудники потянут работу с этой программой. Хоть, в большинстве случаев они имеют удобный и крайне простой в использовании интерфейс, во многих компаниях еще остаются сотрудники старой закалки, для которых будет сложно перестроится на новый лад. Именно для таких людей мы создали краткий и объемный курс обучения. После него точно не останется дополнительных вопросов по работе программы и процессы пойдут как по маслу.